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HubSpot アカウントへのログインと管理者権限の確認
HubSpot の設定変更やオブジェクト作成は 管理者権限が必須 です。まずは正しいアカウントでログインし、現在自分が管理者かどうかを確実に把握しておきましょう。この段階で権限不足が判明すれば、作業前に承認依頼を行うことができます。
ログイン手順
HubSpot の公式ログインページは https://app.hubspot.com/login です。以下の流れでサインインしてください。
- ブラウザで上記 URL を開き、メールアドレスとパスワードを入力します。
- MFA（多要素認証）を設定している場合は、送信されたコードを入力します。
- ログインに成功すると左側メニューに 「設定」 アイコンが表示されます。
ポイント：SSO 環境下では社内 IdP の画面へリダイレクトされるため、HubSpot の認証情報は入力しません。
管理者ロールの確認方法
管理者でないと「設定」メニューの一部が閲覧できません。自分のロールを確認する手順は次の通りです。
- 左側メニュー → 「設定」 をクリックします。
- 設定画面左下にある 「ユーザー & チーム」 を選択します。
-
ユーザー一覧から自分のアカウント名を検索し、 「ロール」 列に 「管理者」 と表示されているか確認します。
-
ロールが管理者でない場合：同画面の 「権限変更依頼」 ボタンから上長または既存の管理者へ承認を依頼できます。
基本プロパティの作成・編集手順
CRM のデータ構造は「プロパティ」が核となります。ここでは新規プロパティの作り方と、既存プロパティを安全に編集するポイントを解説します。
プロパティ画面へのアクセス
設定メニューから 「データ管理」 → 「プロパティ」 に進むことで、コンタクト・会社・取引・チケットの各オブジェクトごとにプロパティ一覧が表示されます。検索バーで名前を絞り込めるため、目的のプロパティはすぐに見つかります。
新規プロパティの作成手順
カスタムテキスト・数値・日付など、必要なデータタイプを選んでプロパティを追加します。
- 対象オブジェクト（例：コンタクト）タブを選択し、右上の 「新規プロパティ」 をクリック。
- 「ラベル」と「内部名」を入力し、データタイプ（テキスト・数値・日付など）を選択します。
- 必要に応じて 「必須項目」 や 「ユニーク」 のチェックボックスを設定します。
- 「保存」ボタンで作成完了です。
既存プロパティの編集時の注意点
- データタイプは変更不可：レコードが存在する場合、タイプ変更はエラーになります。新規に別プロパティを作り直す方が安全です。
- ラベルだけの変更 は即座に全レコードへ反映されますが、内部名を変えると API 連携やレポートで参照している箇所も修正が必要です。
- 削除は慎重に：使用中のプロパティを削除すると、過去データが失われる可能性があります。まずは非表示設定で運用を止め、影響範囲を確認してから削除してください。
カスタムオブジェクトの作成と活用例
標準オブジェクト（コンタクト・会社・取引・チケット）に加えて、独自のビジネスエンティティを CRM に組み込める カスタムオブジェクト は、HubSpot の柔軟性を大きく向上させます。ここでは作成手順と実務で役立つ活用例をご紹介します。
カスタムオブジェクトの作成手順
- 左側メニュー → 「設定」 → 「オブジェクト」 を選択。
- 「カスタムオブジェクト」タブで 「新規カスタムオブジェクトを作成」 ボタンをクリック。
- 必要項目を入力します。
- ラベル（例：プロジェクト）
- 内部名（英数字のみ）
- レコード ID フィールド（自動生成または外部キー）
- 「関連付け」設定で、コンタクト・会社・取引とのリレーションを選択します。
- 必要なカスタムプロパティ（テキスト・数値・日付など）を追加し、 「保存して公開」 を実行します。
営業チーム向けリードビュー例
- 目的：案件化前の見込み客を「プロジェクト」単位で管理し、ステージ別に可視化する。
- 手順
- 作成したカスタムオブジェクト「プロジェクト」の一覧画面へ移動。
- フィルター条件として 「開始日」≥ 本日 と 「ステージ」= Qualified / Proposal Sent を設定。
- 保存したビューを営業ロールに割り当てることで、担当者は常に最新のリード状況を把握できます。
サポートチーム向け連携例
- 目的：顧客が保有する「契約」情報とサポートチケットを自動で紐付け、対応履歴を一元管理する。
- 手順
- カスタムオブジェクト「契約」と 「チケット」 を 1:多 のリレーションで結びます。
- ワークフローで 「契約ステータスが Active」 時に、チケット作成時に自動で「契約」レコード ID がコピーされるよう設定。
- チケット画面に契約情報が表示されるため、サポート担当者は顧客の契約状況を即座に確認できます。
パイプラインと自動化トリガーのカスタマイズ
売上プロセスや顧客対応は パイプライン で管理し、ステージ遷移時に自動アクションを設定することで業務効率が大幅に向上します。
営業パイプラインのステージ管理
- 左側メニュー → 「セールス」 → 「取引」 → 上部タブの 「パイプライン」 を選択。
- 編集したいパイプライン横の歯車アイコン → 「ステージを編集」 をクリック。
- 「新規ステージ追加」 で名称・予測確率・予測日数を入力し、ドラッグ＆ドロップで順序を調整します。
- 「保存」で変更完了です。
サービスチケットパイプライン設定ポイント
- 基本ステージは 「新規」 / 「対応中」 / 「保留」 / 「解決済み」 の 4 種類が推奨されます。
- SLA 管理を容易にするため、「エスカレーション」 ステージを追加するとよいでしょう。
- 各ステージに 自動メールテンプレート を紐付けることで、顧客へ即時通知が可能です。
ワークフローでの自動化トリガー設定方法
- 左側メニュー → 「オートメーション」 → 「ワークフロー」 を選択。
- 「新規ワークフロー作成」 → トリガーとして 「取引ステージ変更」 を選びます。
- 条件例：ステージが
Proposal Sentに変わったら、担当者へ Slack 通知と見積書自動生成タスクを追加。 - アクション内容を確認し、 「有効化」 します。
権限管理とデータクレンジングのベストプラクティス
CRM の安全運用には、細かなアクセス制御とインポート前後のデータ品質確保が不可欠です。以下ではロール別権限設定と、最新バリデーション機能を活かしたクレンジング手順をご紹介します。
ロール別権限設定手順
- 左側メニュー → 「ユーザー & チーム」 を開きます。
- 対象ロール（例：
Sales Manager）を選択し、 「権限」 タブへ移動します。 - オブジェクトごとに 「閲覧」「編集」「削除」 のチェックボックスを設定します。特に財務情報など機密データは 閲覧のみ に制限すると安全です。
- 変更後は 「保存」 をクリックし、プレビュー画面で権限の影響範囲を確認します。
インポート時のバリデーションとクレンジング
- 新規バリデーション（2024 年版）
- 数値フィールドは「最大桁数」や「小数点以下許容範囲」を自動で検証。
-
日付フィールドは過去・未来の許容期間を設定可能です。
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クレンジング手順
- CSV ファイルを開き、重複行 を削除（HubSpot の「重複検出」ツールでも可）。
- 各列ヘッダーが HubSpot のプロパティラベルと完全一致しているか確認します。
- 正規表現で電話番号やメールアドレスのフォーマットを統一（例：
^\d{3}-\d{4}-\d{4}$）。 - インポート画面で 「バリデーションエラー」 が表示されたら、レポートに従い対象行を修正し再試行します。
実務ヒント：本番環境へインポートする前に、サンドボックスアカウントで少量データのリハーサルを行うとエラー発生率が大幅に低減します。
まとめ
- 管理者権限は必ず確認し、必要ならば承認依頼を早めに行いましょう。
- プロパティの作成・編集は慎重に実施し、データタイプ変更は新規作成で代替します。
- カスタムオブジェクト を活用すれば、営業やサポートの業務フローを CRM にシームレスに組み込めます。
- パイプラインとワークフロー の連携でステージ遷移時の自動処理を設定し、手作業を削減します。
- ロール別権限管理とデータクレンジング を徹底すれば、情報漏洩リスクやインポートエラーを防げます。
上記のポイントを踏まえて HubSpot の設定・運用を行えば、CRM の信頼性が向上し、チーム全体の生産性も高まります。ぜひ実務に取り入れてみてください。