Contents
1. Asana の階層とテンプレート保存場所
1‑1. 組織・プロジェクト・タスクの基本構造
Asana は 「組織（ワークスペース）」 → 「プロジェクト」 → 「タスク／サブタスク」 の3層で情報を管理します。この階層が正しく理解できていれば、テンプレートがどこに保存されるかも一目瞭然です。
| 階層 | 主な役割 |
|---|---|
| 組織 | 会社全体や部門単位の最上位コンテナ |
| プロジェクト | キャンペーン・開発フェーズなど目的別に作成 |
| タスク／サブタスク | 実行すべき具体的な作業項目 |
ポイント
- テンプレートは「組織レベル」のライブラリに保存され、プロジェクト単位ではなく全体で再利用できます。
- 組織内のどのチームでも同一テンプレートへアクセス可能です。
1‑2. 公式ヘルプセンターで確認できるテンプレート配置
Asana の公式ヘルプページ（プロジェクトテンプレート）では、テンプレートが 「組織共有ライブラリ」 または 「マイテンプレート」 に格納されることが明示されています。以下の手順で確認できます。
- 左サイドバー下部にある 「テンプレート」 メニューをクリック
- 「組織共有ライブラリ」タブと「マイテンプレート」タブが表示される
- 任意のテンプレートを選択すると、プレビュー画面が開く
2. 現行 UI（2024 年版）で公式テンプレートライブラリへアクセスする手順
2‑1. ライブラリへのアクセス方法
最新 UI は左サイドバーに 「テンプレート」 アイコン（四角形＋プラス）が常設されています。ここから全テンプレートを一括で閲覧できます。
- ステップ 1：画面左側の「テンプレート」アイコンをクリック
- ステップ 2：「組織共有ライブラリ」と「マイテンプレート」のタブが表示されるので、目的に応じて選択
ポイント：検索バーとカテゴリ別タブ（例：マーケティング、開発、HR）で瞬時に絞り込みが可能です。
2‑2. テンプレートの検索・プレビュー・適用フロー
目的のテンプレートを見つけたら以下の流れでプロジェクトへ適用します。
- 検索バー にキーワード（例：
マーケティングキャンペーン）を入力 - カード上にマウスオーバーすると プレビュー が表示され、タスク構成やカスタムフィールドが確認できる
- プレビュー右下の 「このテンプレートを使用」 ボタンをクリックし、プロジェクト名・チームを選択して作成完了
ポイント：プレビューで内容を事前に確認できるため、不要なタスクやフィールドが混入した状態でプロジェクトを開始するリスクを低減できます。
3. 既存プロジェクトからカスタムテンプレートを作成する方法
3‑1. プロジェクトをコピーしてテンプレート化する流れ
社内標準プロセスをそのまま再利用したい場合は、「プロジェクトの複製」→「テンプレートとして保存」 の手順が最もシンプルです。公式ヘルプ（プロジェクトコピー）に準拠しています。
- 対象プロジェクト画面右上の 「…」 メニューを開く
- 「複製」を選択し、タスク・カスタムフィールド・ルール を保持するオプションを有効化
- 複製後のプロジェクト名に
_[テンプレート]など識別子を付与 - 再度 「…」 メニューから 「テンプレートとして保存」 を実行し、保存先（マイテンプレート or 組織共有ライブラリ）とプライバシー設定を選択
ポイント：コピー時に不要タスクの除外やフィールド保持の有無を確認すれば、後から手動で削除する手間が省けます。
3‑2. ベストプラクティス：不要タスク除外と命名規則
テンプレート化前の準備として、「タスク整理」 と 「統一命名規則」 を徹底すると再利用時の混乱が防げます。
- タスク整理：完了済み・過去案件は削除またはアーカイブ
- 命名例：
[テンプレート] 2024_Q3_マーケティングキャンペーン（年度＋四半期＋目的）
このように標準化しておくと、組織全体で同一フォーマットのプロジェクトを迅速に立ち上げられます。
4. テンプレート設定で活用すべき自動化項目
4‑1. 開始日・期日の相対設定（公式機能）
テンプレート編集画面の 「設定」 タブから、開始日や期限を 相対日付 で自動割り当てできます。これによりプロジェクト作成時に手入力ミスが減ります。
| 設定項目 | 例 | 効果 |
|---|---|---|
| 開始日＝プロジェクト開始日 | 開始日＋0日 |
全タスクの基準日が統一される |
| 期限＝開始日から X 日後 | 開始日＋10日 |
タスクごとの締め切りが自動計算 |
| 期限＝終了日の Y 前 | 終了日−14日 |
レビュー期間確保に便利 |
ポイント：相対日付はテンプレートごとに柔軟に設定でき、プロジェクト開始日に合わせて自動更新されます。
4‑2. 担当者・タグのデフォルト化
担当者やタグをテンプレートに予め設定しておくと、プロジェクト作成直後に 「誰が何をするか」 が可視化され、割り当て作業が不要になります。
- 担当者：タスクごとにデフォルトのチームまたはロール（例：マーケティングリーダー）を設定
- タグ：業務カテゴリ・優先度などのタグを付与し、検索やフィルターを容易に
公式ヘルプ（タスクテンプレート作成方法）でも同様に推奨されています。
ポイント：デフォルト設定はプロジェクト開始時点で自動適用され、立ち上げスピードが向上します。
5. テンプレートの管理・バージョニングと組織全体への共有
5‑1. バージョン管理の手順
Asana のテンプレートは 「バージョン名」 を付与して履歴を残すことが可能です。変更が必要になった際に過去版と比較でき、ガバナンスが強化されます。
- テンプレート一覧から対象テンプレートを開く
- 「設定」→「バージョン管理」を選択
- 新しいバージョン名 と変更概要（例：
v2.0 – カスタムフィールド追加）を入力して保存
旧バージョンは アーカイブ 状態で保持され、必要に応じて復元できます。
ポイント：バージョニングと併せて更新履歴をチームに共有すれば、全員が最新のテンプレートを利用できることが保証されます。
5‑2. 組織全体への配布と権限設定
作成したテンプレートは 「組織共有ライブラリ」 に保存し、以下の方法で展開します。
- リンク共有：テンプレート詳細ページの URL をコピーし、Slack・メール等で通知
- 権限設定：プライバシーを「組織全体」または「特定チーム」に限定（ヘルプ参照）
- 一括適用：ポートフォリオ画面から複数プロジェクトへ同一テンプレートを同時作成可能
ポイント：権限とバージョン管理を組み合わせることで、最新テンプレートのみが利用でき、過去版への不意なアクセスを防止できます。
6. まとめと次のアクション
- 階層理解：組織・プロジェクト・タスクの3層構造を把握し、テンプレートは組織レベルで管理
- 公式 UI の手順：左サイドバーの「テンプレート」からライブラリへアクセスし、検索・プレビューで目的テンプレートを選択
- カスタム作成：既存プロジェクトを複製→テンプレート保存し、不要タスク除外と統一命名規則で再利用性向上
- 自動化設定：開始日・期日の相対設定、担当者・タグのデフォルト化でプロジェクト立ち上げを即時実行可能に
- バージョン管理・共有：バージョン名付与と権限設定で継続的改善と組織全体への安全な展開が実現
次のステップ
1. 本ガイドを参考に、まずは「組織共有ライブラリ」から公式テンプレートを一つ作成してみましょう。
2. 社内で頻繁に利用するプロジェクトをコピーし、カスタムテンプレート化・命名規則を適用します。
3. テンプレート編集画面で開始日・期日の相対設定と担当者・タグのデフォルト化を試し、効果を社内レビューしてください。
この流れを繰り返すことで、Asana のテンプレート活用が組織全体の業務効率化へと結びつきます。ぜひ実践してみてください。
注記：本記事に掲載した外部サイト（Minto.tech・Suitup・CTCSP）へのリンクは、信頼性が確認できないため削除しました。全情報は Asana 公式ヘルプセンター（日本語版）から取得しています。