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Asana のプロジェクトテンプレートとは
Asana の プロジェクトテンプレート は、タスクの階層構造・カスタムフィールド・自動化ルールをひとまとめにして保存できる仕組みです。公式ヘルプセンター（プロジェクトテンプレートの作成と使用方法）によれば、同じワークフローを何度でも再現でき、チーム全体で手順や項目を標準化できます。本セクションでは、テンプレートが保持できる要素と導入メリットを整理します。
テンプレートに保存できる主な要素
以下の３点がテンプレートとして永続的に保持されます。
- タスク構造：セクション・サブタスク・依存関係まで含めた階層情報
- カスタムフィールド：数値、プルダウン、日付など、プロジェクト固有の項目
- 自動化（ルール）：期限通知やステータス遷移時のアクション設定
これらを一括で保存できるため、プロジェクト開始時に行う手作業が大幅に削減されます。
導入による効果
| 効果 | 具体的な変化 |
|---|---|
| 作業時間の短縮 | テンプレート適用だけでセットアップが完了し、平均 30〜50% の工数削減 |
| 品質・プロセスの標準化 | 同一テンプレートを全チームで利用することで手順漏れやバラつきが低減 |
| ナレッジ共有 | ベストプラクティスがテンプレートとして蓄積され、新メンバーのオンボーディングが円滑に |
標準テンプレート一覧と活用シーン
Asana が公式で提供する 20 種類以上 の標準テンプレートは、業種・目的別に最適化されています。ここでは特に利用頻度の高いテンプレートを抜粋し、想定される業務シーンと主要機能を紹介します。
代表的な標準テンプレート
| テンプレート名 | 想定シーン | 主なキー機能 |
|---|---|---|
| マーケティングキャンペーン | 新商品・プロモーションの全体管理 | カスタムフィールド（予算・KPI）・自動化でステータス更新 |
| 製品ロードマップ | 長期的な機能開発計画とリリースタイミング | ガントチャートビュー、マイルストーン設定 |
| アジャイルスプリント | 開発チームの 2〜4 週間サイクル管理 | バックログ、バーンダウンチャート、カンバン列 |
| 1on1 ミーティング | 上司と部下の定期面談記録 | 質問リストテンプレート、評価フィールド |
| 議事録 | 会議内容の共有・タスク化 | アジェンダ別セクション、自動抽出ルール |
ポイント：業務に合ったテンプレートを選択すれば、プロジェクト立ち上げ時に必要な項目が既に揃っているため、手入力作業がほぼ不要になります。
カスタムテンプレートの作成手順と組織共有
自社固有のフローやチーム独自の要件がある場合は、標準テンプレートをベースにカスタマイズしたテンプレートを作成します。ここでは「既存プロジェクトからテンプレート化する方法」と「ゼロから作る手順」をそれぞれ解説し、共有設定のポイントも併せて紹介します。
既存プロジェクトからテンプレートを作成する手順
- 対象プロジェクトを開く
- 右上メニューの「コピー」ボタンをクリック（公式ヘルプ参照）
- コピー画面で 「テンプレートとして保存」 にチェックし、名前と簡単な説明を書き込む
この操作により、現在のタスク構造・カスタムフィールド・自動化ルールがすべて新しいテンプレートとして保存されます。
ゼロから作るカスタムテンプレート手順
- 空プロジェクトを作成し、業務フローに合わせたセクションやタスクを配置
- 必要なカスタムフィールドや自動化ルール（例：期限前リマインダー）を追加
- プロジェクト設定メニューから 「テンプレートとして保存」 を選択し、組織全体に公開するか限定チームだけに共有するかを決定
権限と共有のベストプラクティス
- 所有者と編集権限：テンプレートは所有者が変更でき、他ユーザーは閲覧のみとすることで不意な改変を防止
- 組織レベルでの公開：全社員が検索から利用できるようにすると、ナレッジの横展開が促進されます
- 共有リンク活用：保存後に表示された URL を社内 Wiki や Slack に貼り付ければ、アクセスハードルが下がります
業種別・目的別具体テンプレート事例
以下では、実務での利用イメージを具体化するために、代表的な３つのテンプレートについて構成要素と自動化ポイントを詳述します。
マーケティングキャンペーン
- タスク構造：戦略策定・クリエイティブ制作・メディア配信・効果測定の４セクションに分割し、各セクションに開始日／完了予定日のサブタスクを配置
- カスタムフィールド：予算（¥）・KPI（クリック数／CVR）・担当チーム（SNS・広告・PR）などをプルダウンで管理
- 自動化例
- タスクが「完了」になると次のセクションへ自動移行
- 予算超過時にプロジェクトリーダーへ Slack 通知
このテンプレートを使うと、キャンペーン全体の進捗が一目で把握でき、情報齟齬が減少します。
製品ロードマップ（製品ローンチ計画）
- ガントチャートビュー：要件定義・開発完了・ベータテスト・リリースの主要マイルストーンを横軸に配置
- カスタムフィールド：リスクレベル（低・中・高）・依存タスク数 を数値で可視化
- 自動化例
- 「MVP 完成」時に関係者へメール通知
- 公開日直前にリマインダーを自動生成
ガントチャートとマイルストーンが統合された構造は、長期プロジェクトの進捗管理に最適です。
アジャイルスプリント
- バックログ管理：未着手タスクは「Backlog」セクションに集約し、スプリント開始時にドラッグ＆ドロップで移動
- カンバン列：To Do → In Progress → Review → Done の４ステータスを設定
- 自動化例
- タスクが「Done」に遷移すると担当者へ完了報告メール送信
- スプリント終了時に全タスクの集計レポートを自動生成
このテンプレートは、スプリントプランニングからレビューまでのフローを一元管理でき、チームの作業効率向上につながります。
テンプレート活用時の注意点とメンテナンス方法
テンプレートは便利な反面、適切に管理しないと逆効果になることがあります。以下のポイントを押さえて、長期的に有効活用できる体制を構築しましょう。
権限と変更管理
- 所有者限定で編集：テンプレートは所有者が唯一編集可能に設定し、他メンバーは閲覧のみとする
- 変更履歴の記録：重要なカスタムフィールドや自動化ルールを更新した際は、変更理由をコメントとして残す
定期的なレビューサイクル
- 半年に一度の見直し：業務フローやツール連携が変わったら、テンプレート内のタスク構造・フィールド・ルールを再評価
- バージョン管理：大幅な改訂が必要な場合は「部門_目的_v2」などバージョン番号を付与し、旧版はアーカイブする
名前付けと検索性の向上
統一された命名規則を導入すると、テンプレートギャラリー内での検索がスムーズになります。例として以下の形式がおすすめです。
|
1 2 3 |
[部門]_[目的]_[バージョン] 例）マーケ_キャンペーン_v1 |
公式テンプレートギャラリーへのアクセス手順
- Asana テンプレートギャラリーページ（https://asana.com/ja/templates）へアクセス
- ページ上部の検索バーに目的キーワード（例：マーケティングキャンペーン、アジャイルスプリント）を入力
- 「業種」や「利用シナリオ」のフィルターで絞り込み、プレビュー画面から適切なテンプレートを選択
検索結果に表示されたテンプレートは、そのまま 「使用する」 ボタンでプロジェクト作成画面へ遷移でき、必要ならカスタマイズして保存可能です。
まとめ
- Asana のプロジェクトテンプレート はタスク構造・カスタムフィールド・自動化を一括保存し、セットアップ工数を大幅に削減します。
- 標準テンプレート（マーケティングキャンペーン、製品ロードマップ、アジャイルスプリント等）は業種別に最適化されており、すぐに利用できます。
- カスタムテンプレート は既存プロジェクトのコピーまたはゼロから作成し、所有者権限で管理・組織全体へ共有すると効果的です。
- テンプレート活用による 工数削減、プロセス標準化、ナレッジ蓄積 の３大効果が期待できますが、権限設定と定期的な見直し が成功の鍵となります。
上記ポイントを踏まえて、自チームに最適なテンプレートを選択・作成し、プロジェクト運用にすぐ組み込んでください。
※ 2026 年版 AI 支援テンプレート提案機能については、Asana の公式情報として確認できていません。現時点では未発表の可能性があるため、本記事では言及を控えています。