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カスタムフィールドの概要と種類
Asana のカスタムフィールドは、タスクに組織独自の情報を付与できる機能です。標準項目だけでは表現しきれない「数値」や「ステータス」などを体系的に管理でき、プロジェクト全体の可視化が格段に向上します。このセクションでは、提供されている 5 種類のフィールドと、それぞれの典型的な活用シーンをご紹介します。
テキスト
テキストタイプは自由形式の文字列を入力できる最もシンプルなフィールドです。固定フォーマットが不要な情報を記録したい場合に有効です。
- 任意の文字列（例：顧客コード、外部リンク、備考）をそのまま保存できます。
- 入力制限がないため、メモ書きや補足情報の追記に適しています。
数値
数値タイプは整数・小数双方を扱えるフィールドで、単位も併せて設定可能です。計算や集計が必要な項目に最適です。
- 金額、工数（時間）、スプリントポイントなど、数量的データを正確に管理できます。
- 小数点以下の桁数や表示形式をカスタマイズできるため、財務系レポートにも対応します。
ドロップダウン
ドロップダウンは事前に選択肢を定義し、その中からひとつだけ選ぶ方式です。色付きラベルで視認性を高められます。
- 優先度（高・中・低）やステータス（企画・設計・実装・検証）など、決まったカテゴリを統一的に扱えます。
- ラベルカラーを設定すれば、一覧表示時に色分けが自動で適用され、視覚的な判断が容易になります。
日付
日付タイプはカレンダーから日付（必要なら時間）を選択できるフィールドです。期限管理やスケジュール調整に欠かせません。
- リリース予定日、レビュー日時、契約更新日など、時系列で追跡したい情報を一元化できます。
- タイムラインビューと連携すれば、ガントチャート上に自動的に表示されます。
ユーザー（人物）
ユーザーフィールドは Asana のメンバーを直接紐付けることができ、複数選択も可能です。担当者やレビューアの割り当てに利用します。
- タスクの所有者だけでなく、関係者全員を可視化できるため、承認フローがシンプルになります。
- メンバーが増減した際は自動的に最新情報へ反映され、手作業での更新が不要です。
これら 5 種類を組み合わせれば、プロジェクト固有のデータ構造を自在に設計でき、チーム全体の情報共有がスムーズになります。
グローバルカスタムフィールドとローカルカスタムフィールドの違い
組織全体で共通に使う項目と、特定プロジェクトだけで必要になる項目は別々に管理した方が運用しやすくなります。ここでは「グローバル」か「ローカル」かを選択する基準と、それぞれの権限・活用範囲について詳しく解説します。
グローバルカスタムフィールド
組織全体で再利用したい情報はグローバルとして作成し、統一された入力フォーマットを保ちます。
- 作成権限：組織管理者または特別に許可されたメンバーのみが作成可能です（Asana Help Center に記載）。
- 利用範囲：全プロジェクトやポートフォリオで選択・適用でき、フィールドライブラリから一元管理できます。
- メリット：命名規則や入力形式が統一されるため、レポート作成時のデータ整合性が高まります。
ローカルカスタムフィールド
プロジェクト固有の要件や実験的な項目はローカルとして管理し、組織全体への影響を最小限に抑えます。
- 作成権限：対象プロジェクト（またはポートフォリオ）の管理者が作成できます。
- 利用範囲：そのプロジェクトだけで有効で、他のプロジェクトには自動的に表示されません。
- メリット：特殊要件や一時的な項目を柔軟に追加でき、組織全体の設定を汚染しません。
選択基準は「再利用性」と「限定性」。頻繁に同じフィールドが必要ならグローバル、1回限りまたは顧客ごとに異なる要件ならローカルを選びましょう。
カスタムフィールドを有効化し、作成する手順
まずは管理画面でカスタムフィールド機能をオンにし、その後実際のフィールドを作成します。以下の流れを把握すれば、管理者権限があれば誰でも数分で設定完了できます。
管理者権限が必要な場合
手順 1‑3 は管理者のみがアクセスできる設定画面です。
- 左サイドバーの歯車アイコン（「設定」）をクリックします。
- 「組織設定」＞「カスタマイズ」メニューへ移動します。
- 「カスタムフィールド」のトグルスイッチを ON にします。
この操作は組織全体の機能フラッグであり、非管理者には表示されません。
カスタムフィールド作成プロセス（標準 UI）
設定画面から新規フィールドを作成する手順です。
- 設定画面左側の 「カスタマイズ」 タブを選択します。
- 「カスタムフィールド」セクションで 「新しいフィールドを作成」 ボタンをクリックします。
- フィールド名、タイプ（テキスト・数値・ドロップダウン・日付・ユーザー）を入力し、必要ならデフォルト値やカラーラベルを設定します。
- 「保存」 を押すとライブラリに追加されます。この時点でフィールドは グローバル として全プロジェクトで利用可能になります。
作成後は「編集」「削除」「ロック」の操作が可能です。変更は即座に全タスクに反映され、運用開始後の微調整も容易です（Asana カスタムフィールドライブラリ参照）。
既存プロジェクトへカスタムフィールドを追加する3つのやり方
作成済みのフィールドは進行中のプロジェクトにも簡単に組み込めます。ここでは代表的な 3 つの手順をご紹介します。
方法 1：リストビューの「＋」ボタンで列追加
リスト表示上部の列追加ボタンから直接フィールドを貼り付けます。
- プロジェクトのリストビュー左上にある 「+」（列追加）ボタンをクリックします。
- 表示される一覧から目的のカスタムフィールドにチェックを入れ、 「適用」 を選択すれば列として即座に表示されます。
方法 2：ツールバーの「カスタマイズ」メニューから追加
上部ツールバーにあるカスタマイズオプションでフィールドを紐付けます。
- プロジェクト上部のツールバーの 「カスタマイズ」 ボタンをクリックします。
- ドロップダウンメニューから 「フィールドを追加」 を選択し、ライブラリ内の対象フィールドを選びます。
方法 3：プロジェクト設定画面からの追加
プロジェクト設定 → カスタムフィールドタブで管理者が一括登録できます。
- プロジェクト右上の 「⋮（三点リーダ）」→「設定」 を開きます。
- 「カスタムフィールド」タブを選択し、 「フィールドを追加」 ボタンをクリックしてライブラリから目的のフィールドを選びます。
いずれの方法でも、追加したフィールドは即座にプロジェクト内すべてのタスクへ適用され、他メンバーにも自動で共有されます。
タスク単位での入力・ビュー切替とソート／フィルタ活用例
カスタムフィールドはタスクごとに個別の値を設定でき、リスト・ボード・タイムラインの各ビューで柔軟に表示・操作できます。ここでは具体的な入力手順と、代表的なソート・フィルタ例をご紹介します。
タスク単位での入力方法とリアルタイム反映
タスク詳細パネルから直接値を編集でき、保存は自動です。
- 任意のタスクを開く（サイドパネルまたは詳細画面）。
- カスタムフィールド欄が表示されたら、テキストは文字入力、数値は数字キー、ドロップダウンは選択肢をクリックして変更します。
- 入力後すぐに自動保存され、プロジェクト全体のビューにリアルタイムで反映されます。
変更は即座に他メンバーにも共有されるため、情報のズレが発生しません。
各ビューでの表示切替と活用例
ビューごとの特徴を踏まえて、適切なフィールド配置とソート／フィルタを設定します。
| ビュー | 表示方法のポイント | 具体的なソート／フィルタ例 |
|---|---|---|
| リスト | カラムとして常に可視化でき、数値やテキストが横並びになる | 「優先度」ドロップダウンで「高」を上位表示、数値フィールドで「予算 > 100,000円」の順にソート |
| ボード | カード裏側（サブ情報）にフィールドを表示し、ラベルカラーで視覚的区別 | 「ステータス」ドロップダウンの色分けで「完了」カードを自動非表示 |
| タイムライン | タスクバー上に日付・数値が添付表示され、ガントチャートと連携 | 「リリース日」フィールドでマイルストーン設定、期間が重なるタスクはハイライト表示 |
例として「締切日」フィールドを日付タイプで設定し、タイムライン上で期限前1週間に自動的に色が変わるようルール化すれば、期日管理が視覚的に分かりやすくなります。
高度な検索・レポート、Automation 連携、ベストプラクティスと CTA
最後に、カスタムフィールドを活用した高度検索の作成方法、自動化ルールの具体例、そして運用上のベストプラクティスをご提示します。これらを実装すれば、データ駆動型の業務改善が加速します。
Advanced Search の保存クエリ
頻繁に使う検索条件は保存しておくと、毎回手間なく呼び出せます。
- 画面右上の検索アイコン → 「高度な検索」を選択します。
- 条件に「カスタムフィールド > 数値（例：コスト） ≥ 5000」や「ドロップダウン（ステータス） = '進行中'」を追加します。
- 必要なら ソート順 と 表示列 を設定し、右上の 「検索を保存」 ボタンで名前を付けて保存します。
保存したクエリはサイドバーに常駐し、ワンクリックで最新データを呼び出せます。チーム全体で共有すれば、レポート作成の標準化が実現します。
Automation ルール設定例
カスタムフィールドの変更をトリガーにした自動化は、手作業を大幅削減します。
| トリガー | アクション例 |
|---|---|
| カスタムフィールド「優先度」 が “高” に変更されたとき | タスクを「緊急対応」セクションへ自動移動し、担当者に Slack 通知を送信 |
| カスタムフィールド「ステータス」 が “完了” になったとき | プロジェクトの総予算集計シートに自動で数値を加算 |
| 日付フィールド「リリース日」が本日になるとき | ガントチャート上のタスクバー色を赤に変更し、全メンバーへメールリマインダー送信 |
設定手順はプロジェクトツールバー → 「Automation」 → 「ルール作成」で行い、条件とアクションをドラッグ＆ドロップで組み合わせます。
ベストプラクティス
長期的に品質の高いカスタムフィールド運用を維持するための指針です。
| 項目 | 推奨内容 |
|---|---|
| 命名規則 | フィールドは「[カテゴリ]_[項目]」形式（例：予算_上限金額）で統一し、検索時のキーワードを揃える。 |
| 必須項目設定 | 重要度が高いフィールドは「必須」にチェックし、タスク作成時に入力漏れを防止する。 |
| フィールド数管理 | プロジェクトごとに 5〜7 個 に抑える。過剰なフィールドは表示が乱雑になるだけでなく、検索速度も低下する。 |
| 権限統制 | グローバルフィールドは管理者のみ編集可能にロックし、ローカルはプロジェクトリーダーが管理できるよう設定する。 |
| 定期レビュー | 四半期ごとに使用頻度を分析し、不要なフィールドは削除または非表示にしてデータ肥大化を防止する。 |
これらのポイントを守ることで、カスタムフィールドは「情報の埋め込み」ではなく「業務効率化ツール」として最大限機能します。
今すぐ始めよう！
上記の手順とベストプラクティスに沿って、まずは 1 つのカスタムフィールド を作成し、既存プロジェクトに追加してみてください。実際に使いながら改善点を見つければ、組織全体での標準化が自然と進みます。
- 👉 [Asana 管理画面へ]（管理者権限が必要です）
- 📚 詳細は公式ヘルプセンター「カスタムフィールド」ページをご参照ください。