Notion AIカスタムエージェント活用法とGAS連携でタスク自動化

Contents

1 1. Notion AI カスタムエージェントとは
- 1.1 1.1 基本機能とメリット
- 1.2 1.2 主な活用シーン
2 2. カスタムエージェントの有効化と設定手順（最新 UI）
3 3. AI 自動入力プロパティで要約・分類を実装
- 3.1 3.1 機能概要
- 3.2 3.2 設定手順
  - 3.2.1 プロンプト例
4 4. Google Apps Script と Notion API の連携で期限通知・ステータス自動更新
5 5. 実践ワークフロー例：メール → タスク自動作成 → リマインダー → 完了要約
- 5.1 5.1 フローチャート（テキスト版）
- 5.2 5.2 詳細手順
6 6. プロンプト設計ベストプラクティスと運用上の注意点
7 7. トラブルシューティング Q&A
8 8. まとめと次のアクション
- 8.1 今すぐ始めるステップ

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1. Notion AI カスタムエージェントとは

1.1 基本機能とメリット

データベース単位でプロンプトを保存：各データベースに対して固有の指示（＝カスタムエージェント）を設定でき、同じワークフローでも部門やプロジェクトごとに出力内容を変えることが可能です。
自動化範囲の拡大：テキスト要約・ラベル付与・次アクション提案など、従来は手作業で行っていた「情報整理」を AI がリアルタイムに実行します。
業務フローへの直結：エージェントが生成した結果は Notion のプロパティとして保存されるため、他のビューやレポートとシームレスに連携できます。

1.2 主な活用シーン

シナリオ	カスタムエージェントの設定例
営業案件管理	「新規リードが追加されたら顧客属性を抽出し、次回フォローアップ日（＋3 日）と提案内容を自動生成」
開発タスクトリアージ	「タイトル・説明文から 5 キーワードを抽出し、`バグ/機能追加/改善` のいずれかに分類」
人事評価集計	「面談メモを要約し、評価ポイント（コミュニケーション・リーダーシップ）を自動でスコア化」

2. カスタムエージェントの有効化と設定手順（最新 UI）

※2024 年 3 月時点の Notion バージョン
設定画面は随時デザインが変更されるため、左サイドバーや設定メニューの表記が若干異なる場合があります。公式ドキュメント（Notion AI Settings）を併せてご確認ください。

Settings & Members を開く
左サイドバー最下部にある 「Settings & members」（⚙︎ アイコン）をクリック。
AI Settings タブへ移動
上部タブから 「AI settings」 を選択し、画面右上の “Custom agents” スイッチを ON にします。
対象データベースでエージェントを作成
任意のデータベースを開き、右上メニュー（…）から 「Add custom agent」 を選択。
エージェント情報を入力
| 項目 | 設定例 |
|---|---|
| Agent name | 「営業リード自動要約」 |
| Prompt (指示文) | 新規リードが追加されたら、顧客名・業種・予算を抽出し、次回フォローアップ日（今日から3日後）と提案内容のサマリーを作成してください。 |
| Target property | 必要に応じて「要約」「次アクション」など、結果を書き込むプロパティを選択 |
保存して有効化
“Save” ボタンで確定すると、以降そのデータベースに新規アイテムが作成されるたびにエージェントが自動実行されます。

ポイント：指示文は 「具体的」かつ 「制約条件（文字数・フォーマット）」* を必ず添えると、期待通りの出力が得られやすくなります。

3. AI 自動入力プロパティで要約・分類を実装

3.1 機能概要

Notion の AI‑generated プロパティは、対象フィールド（タイトル・本文など）から自動的にテキスト生成やラベリングを行うことができます。コード不要で「要約」や「カテゴリ」の自動入力が実現します。

3.2 設定手順

手順	操作内容
1	データベース上部の “+ Add a property” をクリック。
2	プロパティタイプで「AI‑generated」 → 「Auto‑fill」を選択。
3	プロパティ名を設定（例：`要約`、`カテゴリ`）。
4	各プロパティの “Prompt” 欄に指示文を入力。
5	“Save” を押すと、以降新規アイテム作成時に AI が自動で値を埋めます。

プロンプト例

要約（50 文字以内）
このタスクの概要を 50 文字以内で簡潔に要約してください。
カテゴリ分類
本文中に含まれるキーワードから、次のいずれかのカテゴリを選んでください。: 開発, デザイン, 営業, カスタマーサポート

注意点：プロンプトは日本語でも英語でも構いませんが、日本語の場合は「文体・敬称」まで明示すると出力のブレが減ります。

4. Google Apps Script と Notion API の連携で期限通知・ステータス自動更新

4.1 前提条件と認証設定（最新 API バージョン）

項目	内容
Notion API バージョン	`2023-10-03`（執筆時点での最新版）※ヘッダー `"Notion-Version"` に指定
Integration 作成	Notion の Settings → Integrations → Develop your own integrations から「Internal integration」を作成し、Read content と Update content 権限を付与。
データベース共有	作成した Integration を対象データベースの Share メニューから招待し、アクセス権を付与。
トークン管理	GAS の `PropertiesService.getScriptProperties()` に保存し、コード上にハードコーディングしない。

// 例: スクリプトプロパティから取得
const SCRIPT_PROP = PropertiesService.getScriptProperties();
const NOTION_TOKEN = SCRIPT_PROP.getProperty('NOTION_TOKEN');
const DATABASE_ID = SCRIPT_PROP.getProperty('DATABASE_ID');

// 例: スクリプトプロパティから取得

const SCRIPT_PROP = PropertiesService.getScriptProperties();

const NOTION_TOKEN = SCRIPT_PROP.getProperty('NOTION_TOKEN');

const DATABASE_ID = SCRIPT_PROP.getProperty('DATABASE_ID');

4.2 サンプルコード（改善版）

/**
 * Notion API バージョンは最新 (2023-10-03) を使用
 */
const NOTION_VERSION = '2023-10-03';
const HEADERS = {
  Authorization: `Bearer ${NOTION_TOKEN}`,
  'Notion-Version': NOTION_VERSION,
  'Content-Type': 'application/json',
};

/**
 * 毎朝 09:00 に実行されるトリガー関数
 */
function checkDeadlines() {
  const tasks = queryOpenTasks();
  const today = new Date();

  tasks.forEach(task =&gt; {
    const dueDateStr = task.properties&#91;'期限'].date?.start;
    if (!dueDateStr) return; // 期限未設定はスキップ

    const dueDate = new Date(dueDateStr);
    const diffDays = (dueDate - today) / (1000 * 60 * 60 * 24);

    // 3 日以内のリマインダー
    if (diffDays &gt;= 0 &amp;&amp; diffDays &lt;= 3) {
      sendReminderMail(task, Math.ceil(diffDays));
    }

    // 遅延タスクのステータス更新
    if (diffDays &lt; 0 &amp;&amp; task.properties&#91;'ステータス'].select?.name !== '遅延') {
      updateStatusToLate(task.id);
    }
  });
}

/**
 * Notion データベースから期限が設定された未完了タスクを取得
 */
function queryOpenTasks() {
  const url = `https://api.notion.com/v1/databases/${DATABASE_ID}/query`;
  const payload = {
    filter: {
      and: &#91;
        { property: '期限', date: { is_not_empty: true } },
        { property: 'ステータス', select: { does_not_equal: '完了' } },
      ],
    },
  };
  const options = {
    method: 'post',
    headers: HEADERS,
    payload: JSON.stringify(payload),
    muteHttpExceptions: true,
  };

  const response = UrlFetchApp.fetch(url, options);
  if (response.getResponseCode() !== 200) {
    Logger.log('Notion API error: %s', response.getContentText());
    return &#91;];
  }
  return JSON.parse(response.getContentText()).results;
}

/**
 * リマインダーメール送信
 */
function sendReminderMail(task, daysLeft) {
  const title = task.properties&#91;'名前'].title&#91;0]?.plain_text ?? '（タイトルなし）';
  const due   = task.properties&#91;'期限'].date.start;
  const body = `
タスク名: ${title}
期限: ${due} （残り ${daysLeft} 日）
要約: ${task.properties&#91;'要約']?.rich_text&#91;0]?.plain_text ?? '未設定'}
`;

  MailApp.sendEmail({
    to: Session.getActiveUser().getEmail(),
    subject: `【期限迫る】${title}`,
    body,
  });
}

/**
 * ステータスを「遅延」に更新
 */
function updateStatusToLate(pageId) {
  const url = `https://api.notion.com/v1/pages/${pageId}`;
  const payload = {
    properties: {
      ステータス: { select: { name: '遅延' } },
    },
  };
  const options = {
    method: 'patch',
    headers: HEADERS,
    payload: JSON.stringify(payload),
    muteHttpExceptions: true,
  };

  const response = UrlFetchApp.fetch(url, options);
  if (response.getResponseCode() !== 200) {
    Logger.log('ステータス更新失敗（%s）: %s', pageId, response.getContentText());
  }
}

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/**

* Notion API バージョンは最新 (2023-10-03) を使用

const NOTION_VERSION = '2023-10-03';

const HEADERS = {

Authorization: `Bearer ${NOTION_TOKEN}`,

'Notion-Version': NOTION_VERSION,

'Content-Type': 'application/json',

};

/**

* 毎朝 09:00 に実行されるトリガー関数

function checkDeadlines() {

const tasks = queryOpenTasks();

const today = new Date();

tasks.forEach(task => {

const dueDateStr = task.properties['期限'].date?.start;

if (!dueDateStr) return; // 期限未設定はスキップ

const dueDate = new Date(dueDateStr);

const diffDays = (dueDate - today) / (1000 * 60 * 60 * 24);

// 3 日以内のリマインダー

if (diffDays >= 0 && diffDays <= 3) {

sendReminderMail(task, Math.ceil(diffDays));

}

// 遅延タスクのステータス更新

if (diffDays < 0 && task.properties['ステータス'].select?.name !== '遅延') {

updateStatusToLate(task.id);

}

});

}

/**

* Notion データベースから期限が設定された未完了タスクを取得

function queryOpenTasks() {

const url = `https://api.notion.com/v1/databases/${DATABASE_ID}/query`;

const payload = {

filter: {

and: [

{ property: '期限', date: { is_not_empty: true } },

{ property: 'ステータス', select: { does_not_equal: '完了' } },

};

const options = {

method: 'post',

headers: HEADERS,

payload: JSON.stringify(payload),

muteHttpExceptions: true,

};

const response = UrlFetchApp.fetch(url, options);

if (response.getResponseCode() !== 200) {

Logger.log('Notion API error: %s', response.getContentText());

return [];

}

return JSON.parse(response.getContentText()).results;

}

/**

* リマインダーメール送信

function sendReminderMail(task, daysLeft) {

const title = task.properties['名前'].title[0]?.plain_text ?? '（タイトルなし）';

const due = task.properties['期限'].date.start;

const body = `

タスク名: ${title}

期限: ${due} （残り ${daysLeft} 日）

要約: ${task.properties['要約']?.rich_text[0]?.plain_text ?? '未設定'}

MailApp.sendEmail({

to: Session.getActiveUser().getEmail(),

subject: `【期限迫る】${title}`,

body,

});

}

/**

* ステータスを「遅延」に更新

function updateStatusToLate(pageId) {

const url = `https://api.notion.com/v1/pages/${pageId}`;

const payload = {

properties: {

ステータス: { select: { name: '遅延' } },

};

const options = {

method: 'patch',

headers: HEADERS,

payload: JSON.stringify(payload),

muteHttpExceptions: true,

};

const response = UrlFetchApp.fetch(url, options);

if (response.getResponseCode() !== 200) {

Logger.log('ステータス更新失敗（%s）: %s', pageId, response.getContentText());

}

主な改善点

API バージョンを最新に更新
エラーハンドリング & ロギング を追加し、デバッグが容易に。
muteHttpExceptions: true により、ステータスコード取得後に独自処理が可能。
プロパティ名の安全な参照（?.）で例外防止。

4.3 デプロイとトリガー設定

手順	操作
1	Google Cloud Console → プロジェクト作成（または既存プロジェクト使用）。
2	Apps Script エディタで上記コードを貼り付け、`File > Project properties > Script properties` に `NOTION_TOKEN` と `DATABASE_ID` を登録。
3	メニューの時計アイコン → 「トリガー」 → `checkDeadlines` を選び、時間主導型（毎日 09:00）のトリガーを作成。
4	初回実行時に認可画面が表示されるので、必要な権限（Gmail, スプレッドシート等）を付与。

5. 実践ワークフロー例：メール → タスク自動作成 → リマインダー → 完了要約

5.1 フローチャート（テキスト版）

Gmail (ラベル #task-request) ──► GAS が未処理メール取得
        │
        ▼
抽出した件名・本文を Notion API に POST → タスクページ作成
        │
        ▼
AI 自動入力プロパティが要約 &amp; カテゴリを即時生成
        │
        ▼
期限通知スクリプト (checkDeadlines) がリマインダー送信
        │
        ▼
ユーザーがステータス「完了」に変更 → カスタムエージェントが「完了要約」プロパティへ自動記入

Gmail (ラベル #task-request) ──► GAS が未処理メール取得

│

▼

抽出した件名・本文を Notion API に POST → タスクページ作成

│

▼

AI 自動入力プロパティが要約 & カテゴリを即時生成

│

▼

期限通知スクリプト (checkDeadlines) がリマインダー送信

│

▼

ユーザーがステータス「完了」に変更 → カスタムエージェントが「完了要約」プロパティへ自動記入

5.2 詳細手順

ステップ	実装内容	主なツール
1	Gmail フィルタで `#task-request` ラベル付与（対象メールのみ）	Gmail
2	GAS の `GmailApp.search('label:#task-request')` で取得、本文・件名を抽出	Google Apps Script
3	Notion API (`POST /v1/pages`) に送信し、タスクデータベースへ作成。自動入力プロパティが要約・カテゴリを生成	Notion API + GAS
4	`checkDeadlines` が毎朝実行され、期限が近いタスクにメール通知	GAS 時間主導トリガー
5	ユーザーがステータス「完了」へ変更 → カスタムエージェントのプロンプト（例：`完了したら作業内容を 100 文字以内で要約し、成果指標を列挙してください。`）が自動実行	Notion AI カスタムエージェント

ポイント：全工程はノーコード／ローコードで構築でき、GAS のスクリプトだけで完結するため、IT 部門の介入が最小限です。

6. プロンプト設計ベストプラクティスと運用上の注意点

6.1 効果的なプロンプト作成術

項目	推奨方法
具体性	「何を」「どのように」書くか明記。例）`タイトルから 5 キーワードを抽出し、カンマ区切りで出力してください。`
制約条件	文字数・フォーマットを必ず付与。例）`JSON 形式で { "key": "...", "value": "..." } を返すこと。`
文体統一	出力の敬称や語尾（ですます調／である調）を指示すると、後続処理が楽になります。
テストとチューニング	同一プロンプトでもデータにより出力が変わるため、サンプルデータで 3〜5 回実行し、期待結果に近づくまで微調整。
テンプレート化	よく使う指示は Notion の「テンプレート」ページに保存し、エージェント設定時にコピペするだけで再利用可能。

6.2 権限・セキュリティ

最小権限の原則
Integration に付与する権限は対象データベースのみ read と update（必要なら insert）に限定。全体へのフルアクセスは避ける。 |
機密情報の取り扱い
Notion のシークレットトークンは GAS の Properties Service に暗号化せず保存し、スクリプトエディタ上で閲覧できないようにする。 |
ログ管理
UrlFetchApp.fetch のレスポンスコードと本文を Google スプレッドシートに書き出す仕組み（例：logApiCall(response)）を導入し、エラー時のトラブルシューティングを容易に。 |

6.3 コスト・利用上限のモニタリング

項目	対策
AI トークン消費量	Notion の Usage Dashboard（設定 > AI usage）で月間トークン数を定期確認。自動入力やエージェントが頻繁に呼び出されている場合は、プロンプトの実行回数を抑える工夫（例：バッチ処理）を検討。
API リクエスト上限	Notion API のレートリミットは 3 req/秒 (パブリック) です。大量更新が必要な場合は、`setTimeout` 等で間隔を調整し、429 エラー対策を実装。
GAS 実行時間	無料枠では 6 分／日が上限。長時間処理が必要なら、スクリプトを分割して複数関数に分けるか、有料版へ移行。

7. トラブルシューティング Q&A

質問	回答
カスタムエージェントが実行されない	1️⃣ データベースの「Share」設定で Integration が招待済みか確認。 2️⃣ エージェントのプロンプトに誤字・不正な JSON 文字列が混入していないかチェック。
AI 自動入力プロパティが空になる	プロンプトが「空」または「無効」になっている可能性。`Prompt` 欄を再編集し、必ず指示文（例：要約）を含める。
GAS から Notion API が 401 エラー	トークンが正しく取得できていない。Script Properties に `NOTION_TOKEN` が設定されているか、スペースや改行が混入していないか確認。
期限通知メールが届かない	GAS の時間主導型トリガーが無効化されていないか、実行ログでエラーが出ていないか確認。また、Gmail の送信上限（100 件/日）を超えていないかチェック。
コストが予想以上に増える	AI の呼び出し回数が多すぎるケースが典型的。自動入力プロパティの対象フィールドを絞り、不要なエージェントは無効化する。

8. まとめと次のアクション

カスタムエージェント
データベース単位で指示（プロンプト）を保存し、業務フローに合わせた AI 自動化基盤を構築。
AI 自動入力プロパティ
タスクの要約・カテゴリ付与をコード不要でリアルタイム生成。
GAS × Notion API 連携
期限通知やステータス自動変更など、時間主導型トリガーで実現できる自動化パターンを提供。
実践ワークフロー例
メール受信 → タスク作成 → リマインダー → 完了要約までの一連流れをノーコードで構築可能。
プロンプト設計・運用のベストプラクティス
具体的かつ制約付きの指示、最小権限での Integration 設定、利用コストのモニタリングが成功の鍵です。

今すぐ始めるステップ

手順	内容
①	Notion の Settings → AI settings で Custom agents をオンにする（最新 UI に従う）。
②	目的別に 1〜2 個のカスタムエージェントを作成し、プロンプトは「具体的」かつ「文字数制限」を入れる。
③	データベースに AI‑generated プロパティ（要約・カテゴリ）を追加し、サンプルデータでテスト。
④	Google Apps Script に上記サンプルコードを貼り付け、トークンと DB ID を設定後、時間主導型トリガーを作成。
⑤	1 週間運用しながら Usage Dashboard と GAS のログシートで利用状況・エラーをチェックし、必要に応じてプロンプトやフィルタ条件を調整。

これらの手順を踏めば、Notion AI と Google Apps Script を組み合わせた タスク管理自動化 がすぐに体感できるはずです。ぜひ本記事をリファレンスに、業務効率化への第一歩を踏み出してください。

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