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Jira Service Management カスタムリクエストフォーム 作り方｜具体的な手順と活用方法を解説
Jira Service Managementでカスタムリクエストフォームを作成する際、ユーザーが悩むのは「どのようにして効率的にフォームを構築できるか」です。この記事ではステップバイステップの実践ガイドとして、条件付きロジックやレイアウト構築の方法まで網羅し、業務効率化を目的とした具体的な手順を解説します。
フォーム作成の基本フロー
Jira Service Managementでカスタムリクエストフォームを構築する際は、新規作成またはテンプレート利用によって初期設定を行います。このフローに沿って進めることで、一貫性のあるフォームを作成できます。
新規作成手順
- 管理画面アクセス: 「プロジェクト」>「リクエストタイプ」を開き、対象のリクエストタイプを選択します。
- フォーム作成選択: 「リクエストタイプの編集」から「カスタムフォームを追加」をクリックします。
- フィールド設定: 必須項目や選択肢、入力形式を追加・編集し、ユーザーが記入する際のガイドラインを整えます。
テンプレート利用方法
既存のテンプレートを使用することで、初期構成時間を短縮できます。
- 「フォームテンプレートの選択」から類似のフォームを選んでコピーします。
- 必要に応じてフィールドや表示順をカスタマイズします。
条件付きロジックによるフィールド表示制御
特定の入力内容に応じて、フィールドを動的に表示/非表示にすることができます。これにより、ユーザーに不要な情報を強要せず、目的に沿った入力が促されます。
注意: Jira Service Management 2023.1以降で条件付きロジックの機能が利用可能です。バージョンによって設定画面やオプションが異なる場合があります。
例：条件付きロジックの活用
- フィールドAで「ハードウェア」を選択した場合、フィールドB（部品番号）を表示する設定を行います。
- メリット：無駄な入力やミスを防ぎ、業務効率が向上します。
注意点
ロジックの設定は「フィールドの編集」画面で行い、「条件」タブからルールを追加してください。
リッチフォーマットでのレイアウト構築
見出しや表の活用によって、ユーザーにとって使いやすい視覚的なレイアウトを作成できます。
見出し・表の挿入手順
- 見出し追加: 「テキスト」フィールドをドラッグ＆ドロップし、「見出し（H2/H3）」形式を選択します。
- 表の作成: 「テーブル」フィールドを使用し、列数と行数を設定して情報を整理します。
セクションの整理方法
- 項目ごとにセクションを区切り、見出しでグループ化します（例：「問題内容」「対応希望日時」）。
- フォーム全体の構成が明確になり、ユーザーの理解を促進します。
必須入力項目設定と選択肢カスタマイズ
ユーザーに必要な情報を確実に収集するためには、必須入力項目と選択肢の柔軟な設定が不可欠です。
必須項目の指定手順
- フィールド右上の「…」をクリックし、「編集」を選択。
- 「必須」というチェックボックスに☑を付けることで、入力強制になります。
注意: フィールドタイプ（例: テキスト→プルダウン）の変更は既存データやワークフローへの影響を確認してください。特に「日時フィールド」にテキストを変更すると、後続の自動処理が破損する可能性があります。
選択肢リストの編集方法
- 多段階選択: 「テキストフィールド」ではなく「プルダウンメニュー」を使用する。
- 自由記述と選択肢の併用: ユーザーが自由に記入できるテキストエリアと、よく使われる選択肢を組み合わせる。
リクエストタイプへのフォーム紐付け
作成したカスタムフォームをリクエストタイプに割り当てることで、構造化された情報収集が可能になります。
対象リクエストタイプの選択
- 「プロジェクト」>「リクエストタイプ」から対象を選び、「編集」ボタンをクリック。
- フォームセクションに作成済みフォームを選択します。
フィールドマッピング確認
- 既存のJiraフィールドとカスタムフォーム項目が一致しているかを「マッピング」タブで確認してください。
- 不一致がある場合は、フィールドを再配置または削除します。
Jiraフィールドとの連携手順
カスタムフォームと既存のJiraフィールドを結びつけることで、データの一貫性が保たれます。
既存フィールドのマッピング
- 「フィールドマッピング」画面で、カスタムフォーム項目とJiraフィールドを対応付けます。
- フィールドの種類（テキスト、日時など）が一致しているか確認してください。
自動更新設定の確認
- ユーザーがフォームに記入した内容が自動でJiraのタスクに反映されるように、「自動更新」を有効にします。
- 注意: 一部のフィールドは手動更新が必要な場合があります（例: 計算式で定義されたフィールド）。
フォーム設計のベストプラクティスと運用コストの削減
導入段階でフォーム設計を行うことで、後の運用コストを抑えることができます。以下に具体的なポイントをまとめます。
| 項目 | 対応策 | 補足 |
|---|---|---|
| ユーザー体験向上 | 条件付きロジック・リッチフォーマットを活用する | 不要な入力を削減し、操作性を高める |
| データの一貫性 | カスタムフィールドとJira標準フィールドを連携させる | 自動反映機能を有効にし、ミスを防ぐ |
| 運用コスト削減 | テンプレート活用・再利用可能な構成設計を行う | 同様のフォームを作成する際の手間を省く |
まとめ
Jira Service Managementでカスタムリクエストフォームを効果的に作成するには、条件付きロジックやリッチフォーマットの活用が不可欠です。また、バージョン依存性の確認やUI変更時の影響評価を怠らないことが重要です。これらの手順とベストプラクティスを活用すれば、ユーザー体験の向上と業務効率化に大きく寄与します。