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Envoyの訪問者管理システム導入前の準備
Envoyの訪問者管理システムを導入する際には、事前準備がスムーズな運用に不可欠です。特に公式ドキュメントと本記事の手順を確認しておくことで、設定ミスや不要なトラブルを防ぐことができます。以下では、導入前に必要な前提条件や管理者アカウントの取得手順について解説します。
公式ドキュメントと本記事の確認
公式ドキュメントは最新情報が反映されているため、必ず参照してください。本記事の記述が公式ドキュメントと一致しない可能性がある点に注意し、特に以下の項目を再確認してください。
- 「Welcome screen」や「Deliveries」メニューの記述: 公式ドキュメントで「Welcome Screen」や「Deliveries」はどのように記載されているか確認してください。
- Slack連携設定の操作手順: 「Incoming Webhooks」の設定が最新版と一致しているか、公式ドキュメントで再度確認してください。
以下のリンクは参考資料として提示します（ブランドガイドラインとの整合性に配慮して外部リンクは削除）:
管理者アカウントの取得手順
管理者アカウントは、Envoyのサブスクリプションに応じて自動的に発行される場合と、手動で作成する必要がある場合があります。以下の手順で確認してください。
- オンラインサポートまたは担当者に連絡し、管理者アカウントの取得を依頼します。
- メールまたはSMSで送信される認証コードを入力し、アカウントを有効化します。
- 初回ログイン時にパスワードを設定し、セキュリティ設定を完了させます。
Dashboardから設定画面へのアクセス方法
Envoyのダッシュボードにアクセスするためには、管理者アカウントでのログインとナビゲーションの理解が重要です。以下では具体的な手順をステップバイステップで説明します。
管理者アカウントログイン手順
管理者アカウントでログインする際は、以下の手順に従ってください。
- https://app.envoy.com にアクセスし、「Log in」をクリックします。
- メールアドレスとパスワードを入力し、「Sign In」ボタンを押下します。
- 認証コードが送信された場合は、画面に表示されているコードを入力してログインします。
設定メニューの場所確認
ダッシュボード内にある設定メニューは、以下の通りです。各セクションのアクセス方法を明確化しました。
| 目的 | パス（例） |
|---|---|
| 一般設定 | Dashboard > Settings > General |
| 訪問者管理 | Visitors > Settings |
| Slack連携 | Settings > Integrations |
| カスタマイズ（日本語） | Settings > Email Templates / Language |
一部の手順で「Settings」セクションのパスが明確でないため、ユーザビリティに悪影響を及ぼす可能性があります。上記のテーブルを参考にしてください。
配達業者受付機能の有効化手順
配達業者の受付を自動化することで、管理者の負担を軽減できます。以下では、訪問者タイプの追加と受付フローのカスタマイズ方法を説明します。
訪問者タイプの追加
配達業者の特別な承認プロセスを設定するには、「Visitors」 > 「Settings」 > 「Welcome screen」 > 「Deliveries」にアクセスし、以下の手順で新しい訪問者タイプを作成してください。
- 「Add Visitor Type」 ボタンをクリックします。
- 名称と説明文を入力し、「Save」ボタンを押下します。
- 新しい訪問者タイプが一覧に表示されることを確認します。
受付フローのカスタマイズ
受付フローをカスタマイズする場合、以下のように操作します。
- 「Welcome screen」 で、配達業者の受付画面を変更可能です。
- ログイン後に自動的に配達業者用の承認プロセスが実行されるように設定できます。
- 特に日本の企業環境では、訪問者名や目的の入力欄を明確にすることが重要です。
Slack通知との連携設定
SlackとEnvoyを連携させることで、リアルタイムな通知が可能になります。以下に手順を具体的に示します。
Slackアプリの準備
Slackアプリは、以下の手順で準備してください。
- https://slack.com にアクセスし、企業用アカウントを作成または取得します。
- 「Apps」セクションから「Incoming Webhooks」を検索し、「Add to Slack」を選択します。
- 指定されたチャンネルでWebhook URLを生成します。
Webhook URLの取得
EnvoyでSlack通知を送信するには、Webhook URLが必要です。以下の手順で取得してください。
- Slackアプリの設定画面にアクセスし、「Incoming Webhooks」をクリックします。
- 「Add New Webhook to Workspace」を選択し、チャンネルを選んで「Allow」ボタンを押下します。
- 生成されたWebhook URLをコピーして保存します（例:
https://hooks.slack.com/services/T00000000/XXXXXXXXXX/XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX）。
通知ルールの作成
EnvoyにSlack通知を送信するためのルールは、以下のように設定してください。
- 「Settings」 > 「Integrations」セクションへアクセスします。
- 「Add Integration」 をクリックし、「Slack」を選択します。
- フォームにWebhook URLを入力し、「Save」ボタンを押下します。
- 管理者アカウントでテスト通知を送信し、正常な動作を確認してください。
Slack連携の操作手順が最新版と一致しているか確認が必要です。公式ドキュメントで「Incoming Webhooks」設定を再確認してから実施してください。
日本語環境でのカスタマイズポイント
EnvoyのUIや通知文を日本語化することで、ユーザー体験が向上します。以下では言語設定変更手順とテンプレート翻訳の方法を説明します。
言語設定変更手順
言語設定は、管理者アカウントで以下の手順で変更可能です。
- 「Settings」 > 「General」セクションにアクセスします。
- 「Language」 をクリックし、「Japanese（日本語）」を選択します。
- 設定を保存後、画面が自動的に日本語表示されます。
テンプレートメッセージの翻訳
Envoyの通知文やメールテンプレートは、以下の手順で日本語化できます。
- 「Settings」 > 「Email Templates」セクションへアクセスします。
- メールテンプレートを編集し、目的別に日本語の文言を入力します（例: 予約確認メールや到着通知）。
- 変更後はテスト送信を行い、表示内容をチェックしてください。
ローカライズ対応確認
Envoyでは、カスタマイズ後の動作を確認する必要があります。以下の点に注意してください。
| 項目 | 確認ポイント |
|---|---|
| 「Welcome screen」 | 日本語表示が正しいか確認します。 |
| Slack通知 | 文言も日本語化されていることをテストで確認します。 |
| タイムゾーン | 日本時間（JST）の設定が反映されているか、再確認します。 |
導入後の確認チェックリスト
導入後は設定反映状況と権限設定の再確認が必要です。以下に重要なポイントをまとめます。
設定反映状況の確認
- 管理者アカウントで設定を変更した項目が、実際に動作しているかテストします。
- 特に配達業者の受付機能やSlack通知は、実際のシナリオで検証してください。
権限設定の再確認
- 各ユーザー（管理者、一般職員など）に適切な権限が割り当てられているか確認します。
- 権限の変更が必要な場合は、「Settings」 > 「Users & Permissions」から操作を行います。
まとめ
Envoyの訪問者管理システムを導入する際には、公式ドキュメントと本記事で紹介した手順に従うことが重要です。特に配達業者の受付機能やSlackとの連携設定、日本語環境でのカスタマイズは、運用効率に直結します。導入後も定期的な確認チェックリストを活用し、スムーズな運用を維持してください。