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Chatwork のタスク管理機能概要
Chatwork では「担当者・期限・ステータス」の３要素を設定するだけで、誰が何をいつまでに実施すべきかが一目で把握できます。これらの情報はチーム全体の認識合わせや抜け漏れ防止に直結し、プロジェクトの進行管理をシンプルにします。本節では各要素の意味と実務での活用ポイントを解説します。
タスクの 3 要素とは
以下の３つがタスク作成時に必須となる項目です。各項目は相互に補完し合い、タスク管理の土台を形成します。
- 担当者：タスクを実行するメンバーを指定します。複数人への割り当ても可能で、ドロップダウンから簡単に選択できます。
- 期限：完了させる日付と時間です。リマインドの基準になるため、必ず設定し、必要に応じて「開始日時」も併記するとさらに管理しやすくなります。
- ステータス：未着手・実行中・完了 の３段階で管理します。ステータスは一覧画面のフィルタリング対象となり、進捗の可視化に役立ちます。
デバイス別タスク操作フロー
業務では PC とスマートフォンを併用するケースが多く、どちらでも同様の手順でタスクを作成・編集できることが重要です。ここでは共通部分とデバイス固有のポイントを分けて示し、重複表現を削減しています。
共通操作手順
以下は PC もスマホも必ず踏む基本的な流れです。画面遷移や入力項目は同一なので、まずは全体像を把握してください。
- 対象メッセージを選択
- PC：チャット画面でメッセージ右上の「…」をクリック
-
スマホ：メッセージを長押しして表示されるメニューから「タスクに追加」を選択
-
タスク作成ポップアップが開く
ポップアップ内で担当者・期限・タイトル・詳細を入力します。 -
必須項目を入力後、保存
「保存」ボタン（PC）または右上のチェックマークアイコン（スマホ）をタップして完了です。
PC 版でのポイント
PC ではキーボードショートカットやドラッグ＆ドロップが利用でき、生産性が向上します。担当者追加はドロップダウンから、期限設定はカレンダーと時間ピッカーを併用してください。また、タスク一覧画面の鉛筆アイコンで即座に編集できます。
スマホ版でのポイント
スマートフォンではタップ操作が中心です。担当者はメンバーリストからタップし、複数人の場合はチェックボックスで選択します。期限設定は日付ピッカーと時間入力欄がフルスクリーンで表示されるため、指先だけで完結できます。編集は一覧画面のタスクを長押しして「編集」を選びます。
通知・リマインド設定とカスタマイズ
適切な通知が届かないと期限超過のリスクが高まります。本節ではデバイス別通知種別と、実務ですぐに活用できるリマインド設定のコツを紹介します。
通知種別と設定手順
Chatwork には デスクトップ通知・モバイルプッシュ通知・メール通知 の３種類があります。各通知は「設定」メニューから個別にオン／オフできます（最新版 2024.03 時点の画面構成です）。
- デスクトップ通知
- 右上のプロフィールアイコンをクリック → 「設定」 → 「通知」タブへ移動
-
「タスク通知」のスイッチをオンにし、必要なら「サウンド」も有効化
-
モバイルプッシュ通知
- アプリ左上のハンバーガーメニュー → 「設定」 → 「通知」へ
-
「タスク」のトグルスイッチをオンにすると、端末がロック中でもプッシュが届きます
-
メール通知
- 同じく「通知」ページの下部にある「メールでタスクリマインド」をチェック
- 「重要タスクのみ受信」に設定すれば、不要なメールを削減できます
※プロジェクトごとの通知切替は「個人設定 > プロジェクト別設定」から行えます。
リマインド活用のコツ
リマインドは期限前に自動で送られるリマインダー機能です。以下のポイントを抑えると、タスク漏れを防げます。
- デフォルト時間は 30 分前ですが、設定画面から「15分」「1時間」など自由に変更可能です。
- 繰り返しリマインドを有効にすると、未完了タスクについて毎日同時刻に再通知されます。重要案件のフォローアップに最適です。
- チーム全体で統一することで、メンバー間の認識差が減り、報告・連携がスムーズになります。
複数人タスク割り振りと進捗管理ベストプラクティス
チームでタスクを共有するときは、担当者変更やステータス更新の手順を明確にしておくことが成功の鍵です。ここでは実務で役立つ具体的な操作と、可視化テクニックをまとめます。
担当者変更手順
- タスク一覧から対象タスクを選択し、右上の「…」メニューを開く
- 「担当者変更」をクリック（PC）または長押し → 「担当者変更」（スマホ）
- 新しい担当者をドロップダウン／チェックボックスで選び、必要ならコメントで理由を追記
- 「保存」すると自動的に全員へ通知が届きます
複数担当者を設定したい場合は「追加担当者」ボタンから同様にメンバーを選択してください。
進捗可視化のコツ
- ステータス遷移は未着手 → 実行中 → 完了 の順で更新し、途中でも「保留」「再開」など補助ラベルを付与できます。
- 一覧画面のフィルタ機能を活用し、「期限が近い」「担当者別」「ステータス別」など条件で絞り込むと全体像が把握しやすくなります（公式ヘルプ参照）。
- コメント欄に進捗報告を残す習慣をつければ、履歴として後から検索・分析でき、レビュー会議でも活用できます。
2024 年アップデートと自動化活用
2024 年の大型アップデートでは UI が刷新され、タスクテンプレート機能が新たに追加されました。ただし、本稿で紹介する内容は公式リリース情報（※リンク先をご確認ください）を元にしています。実装状況はバージョン差異がある場合がありますので、導入前に必ず最新のドキュメントをご参照ください。
UI・テンプレート機能（公式情報要確認）
- ドラッグ＆ドロップ式 UI
担当者や期限を画面上で直接ドラッグし配置できるため、操作感が向上しました。 - タスクテンプレート
「月次レポート作成」や「案件見積もり」など、定型業務をあらかじめ登録しておくと数クリックで呼び出せます。テンプレートはチーム全体で共有可能で、プロジェクト毎の標準フローを統一できます。 - 公式リリースページ：
https://go.chatwork.com/news/2024-ui-template-update（閲覧日時 2026‑05‑17）
※上記リンクは執筆時点で確認できた情報です。実際の UI 表示や機能有無はご利用中のバージョンでご確認ください。
外部連携事例：Google カレンダー & Zapier
自動化によりタスク作成・完了を他サービスとシームレスに連携できます。以下は代表的な 2 パターンです。
- Google カレンダー → タスク自動作成
- Zapier の「New Event in Google Calendar」をトリガーに設定
-
アクションとして「Create Task in Chatwork」へマッピングし、イベントタイトルをタスク名、開始日時を期限に割り当てます
-
Chatwork タスク完了 → カレンダー完了マーク
- Zapier の「Task Completed in Chatwork」を検知
- 対応する Google カレンダーのイベントに対し「Mark as Done」またはステータス変更を自動実行
このような双方向連携で、会議で決まったアクションが即座にタスク化され、完了報告もカレンダー上で一目で確認できるため、情報の二重入力を防げます。
運用ルールチェックリストと次のアクション
最後に、Chatwork のタスク管理をチーム全体で定着させるための運用ルールと具体的なチェック項目をまとめました。実務にすぐ落とし込める形で提示します。
運用ルールチェックリスト
- 命名規則：
プロジェクトコード#概要（例：PRJ01#月次報告）で統一 - 期限設定基準：開始日から最大 7 日以内に必ず設定し、例外はタスクコメントで明示
- 通知統一：全員がデスクトップとモバイルのプッシュ通知をオン、メールは重要タスクのみ受信
- テンプレート活用：定型業務は必ずテンプレートから作成し、更新履歴を残す
- 進捗レビュー：毎朝 9 時に「未完了タスク」一覧を全員で確認し、ステータスを最新化
次のアクション
- 本チェックリストをチームの共有ドキュメント（Google Docs / Confluence 等）に掲載
- 各メンバーが自分の通知設定とテンプレート登録状況を 2024‑06‑01 までに確認
- 週間ミーティングでタスク一覧画面のフィルタ活用方法をデモンストレーションし、全員の操作習熟度を向上
以上の手順とルールを守ることで、Chatwork のタスク管理が組織的に定着し、抜け漏れゼロに近い運用が実現します。ぜひ本稿を参考に、貴社の業務フローに落とし込んでみてください。